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Inhaltsverzeichnis

Titel

Impressum

Vorwort

 

1 Evernote-Quickstart

1.1 Die Startseite von Evernote

1.2 Notizen erstellen 

1.3 Evernote als Erinnerungsspezialist

1.4 Notizen synchronisieren

1.5 Wer suchet, der findet

1.6 Inhalte beschriften und kommentieren 

1.7 Organisationstalent

1.8 Notizen freigeben 

1.9 Evernote aufgebohrt

1.10 Kritik

 

2 Notizen anlegen und sammeln

2.1 Bevor es losgehen kann

2.2 Notizen erstellen 

2.2.1 Standardnotiz anlegen 

2.2.2 Handschriftliche Notiz

2.2.3 Audio-Notiz

2.2.4 Webcam-Aufzeichnung

2.2.5 Screenshot-Notiz

2.3 Notizinfo

2.4 Notizen gestalten

2.5 Besonderheiten bei Bildern und PDF-Dokumenten

2.5.1 Umgang mit PDF-Dokumenten und Bildern

2.5.2 Bilder und PDF-Dateien bearbeiten

2.6 Mit Anhängen arbeiten

2.7 Die Kombi macht’s: Informationen verknüpfen 

2.7.1 Notizen zusammenführen

2.7.2 Inhaltsverzeichnis für Notizen

2.7.3 Notizen zu Notizen

2.8 Weitere Aktionen

 

3 Ordnung ist das halbe Leben

3.1 Ansichten

3.1.1 Die Notizbuchansichten

3.1.2 Die Notizansichten

3.2 Favoriten

3.3 Schlagwörter

3.4 Import von bestehenden Strukturen

 

4 Erinnerungen und Aufgaben

4.1 Erinnerung anlegen

4.2 Aufgabenlisten 

 

5 Informationen suchen

5.1 Das Suchfeld

5.2 Suche für Fortgeschrittene

5.3 Suchen wie die Profis

5.3.1 Suchbegriffe

5.3.2 Notizeigenschaften

5.3.3 Attribute suchen

5.3.4 Erweitere Inhaltssuche

5.3.5 Zeit- und Datumsangaben

5.3.6 Weitere Beispiele

 

6 Zusammenarbeit

6.1 Direkte Kommunikation mit Work Chat

6.2 Freigabe per E-Mail und im Web

6.3 Freigaben beenden und bearbeiten

6.4 Notizbücher freigeben

 

7 Evernote mobil

7.1 Orts- und geräteunabhängiger Zugriff – die Web-Schnittstelle

7.2 Evernote mit Android

7.2.1 Erste Schritte mit Evernote unter Android

7.2.2 Notizen erstellen 

7.2.3 Mit Notizbüchern jonglieren

7.2.4 Chatten und Freigeben mit dem Smartphone

7.2.5 Favoriten und Schlagwörter verwalten

7.3 Evernote mit dem iPad

 

8 Evernote konfigurieren

8.1 Programmeinstellungen

8.1.1 Allgemeine Anpassungen

8.1.2 Synchronisationseinstellungen 

8.1.3 Notizkonfiguration

8.1.4 Individuelle Tastenkürzel

8.1.5 Sprache

8.1.6 Erinnerung 

8.1.7 Erfassen

8.1.8 Context 

8.2 Anpassungen der Benutzeroberfläche

8.3 Kontoeinstellungen 

8.3.1 Alles über Ihr Konto

8.3.2 Sicherheitsfragen

8.4 Konfiguration der Android-App

8.5 Anpassungen auf dem iPad

 

9 Mehr Power: Evernote erweitern

9.1 Clearly

9.2 Skitch

9.3 Web Clipper

9.3.1 Notizen mit dem Web Clipper erstellen 

9.3.2 Web Clipper für Fortgeschrittene

9.3.3 Web Clipper anpassen

9.4 Penultimate

9.5 Scannable

9.6 Evernote aufgebohrt: Weitere Apps und Tools von Drittanbietern

9.6.1 Von der Notiz zum Blog-Beitrag: Blogo

9.6.2 Projektmanagement mit Manage It

9.6.3 Web-Automatisierung mit IFTTT

9.6.4 Swipes

9.6.5 Smartsheet

9.6.6 UberConference

9.6.7 Zapier

 

10 Evernote für Fortgeschrittene

10.1 Funktionen des Trayicon

10.2 Verschlüsselung von Textinhalten

10.3 Notizen sichern mit der Exportfunktion

10.3.1 ENEX-Export

10.3.2 ENEX-Format

10.3.3 ENEX-Import

10.3.4 HTML-Export

10.3.5 MHT-Export 

10.4 Evernote unter Linux

10.5 Vorlagen

10.6 Die Kür: Mindmapping und Evernote

10.7 Zusammenspiel mit Outlook 

10.8 Daten zwischen Evernote und OneNote austauschen

10.9 Innenansichten: die Evernote-Datenbanken

10.10 Dokumente scannen und verarbeiten

 

11 Für Profis und Unternehmen: Evernote Premium und Business

11.1 Für Profis: Evernote Premium

11.2 Für Unternehmen: Evernote Business

11.2.1 Administratorkonsole

11.2.2 Zugriff auf Active Directory und LDAP

 

Anhang A – More Info

Anhang B – Tastenkürzel für Mac OS X und Windows

Tastenkombinationen für Windows

Tastenkombinationen für Mac OS X

Anhang C – Checklisten 

Festival

Immobilienkauf

Kindergeburtstag

Messeplanung

Umzug

Urlaub

 

Weitere Brain-Media.de-Bücher

Weitere Titel in Vorbereitung

Plus+

 

 

 

Holger Reibold

 

  Evernote kompakt

 

Das inoffizielle Anwenderhandbuch

 

 

 

 

 

Alle Rechte vorbehalten. Ohne ausdrückliche, schriftliche Genehmigung des Verlags ist es nicht gestattet, das Buch oder Teile daraus in irgendeiner Form durch Fotokopien oder ein anderes Verfahren zu vervielfältigen oder zu verbreiten. Dasselbe gilt auch für das Recht der öffentlichen Wiedergabe.

Der Verlag macht darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennamen sowie Produktbezeichnungen in der Regel marken-, patent- oder warenrechtlichem Schutz unterliegen. Evernote ist eine Marke der Evernote Corporation. Evernote ist nicht Urheber dieses Buches.   

Verlag und Autor übernehmen keine Gewähr für die Funktionsfähigkeit beschriebener Verfahren und Standards.

 

 

 

 

© 2015 Brain-Media.de

Herausgeber: Dr. Holger Reibold

Umschlaggestaltung: Brain-Media.de

Satz: Brain-Media.de

Korrektur: Theresa Tting

Coverbild: .marqs / photocase.de

ISBN: 978-3-95444-100-6

 

Vorwort

 

 

Ordnung ist bekanntermaßen das halbe Leben. An dieser Lebensweisheit mag man sich als Teenager und junger Erwachsener noch stören, aber mit zunehmendem Alter erkennt man den Wahrheitsgehalt und zieht daraus meist die richten Schlussfolgerungen. In unserem Alltag sind wir einer wahren Informationsflut ausgesetzt, die es zu bändigen gilt. Während man sich noch vor einigen Jahren traditionellen Notizzetteln bediente oder den Kühlschrank mit gelben Post-it-Aufklebern zugedeckt hat, gibt es heute tolle Hilfsmittel, die Ihnen das Erstellen und Verwalten von Notizzetteln deutlich vereinfachen.

Evernote ist ein solcher digitaler Helfer, mit dem Sie Notizzettel anlegen, verwalten, suchen und mit anderen gemeinsam nutzen können. Sie sind dabei keineswegs auf einfache Notizen beschränkt, sondern können mit dem Programm auch Bilder und Dokumente verwalten. Sie können To-do-Listen anlegen, Ihre Notizen, Aufzeichnungen und sonstige Elemente per E-Mail verschicken. Das Beste: Evernote ist in der Basisversion kostenlos verfügbar. Professionelle Anwender können für wenig Geld Zusatzfunktionen erwerben, die beispielsweise die Zusammenarbeit im Team erlauben.

Doch Evernote dient längst nicht nur dem Erstellen und Sammeln von Notizen, Dokumenten und Bildern, sondern verfügt auch über leistungsfähige Suchfunktionen. Mit der Evernote-eigenen Notizfunktion haben Sie all Ihre Notizen, Bilder und Dokumente immer zur Hand. Evernote verfügt außerdem über eine Texterkennung, die Ihnen ebenfalls bei der Verarbeitung und der Suche eine wertvolle Hilfe ist.

Eine weitere Besonderheit: Evernote ist für alle relevanten Betriebssysteme verfügbar. Das bedeutet, Sie können das Programm auf Ihrem Desktop-Rechner, auf Ihrem Smartphone bzw. Ihrem Tablet einsetzen und die Daten zwischen diesen Geräten immer auf dem neusten Stand halten – und das über Plattformgrenzen hinweg. Auch der webbasierte Zugriff auf Ihren digitalen Notizblock ist möglich.

Für den Einsatz im Business-Alltag bietet Evernote eine weitere Besonderheit: Sie können auf Grundlage Ihrer Notizen Meetings schnell und effektiv vorbereiten und die Daten im Handumdrehen in eine Präsentation verwandeln. Ein einziger Klick genügt, um Ihre Notizen in einem schönen Layout im Vollbildmodus zu präsentieren.

Durch Zusatzprogramme ist außerdem die Funktionalität erweiterbar. In Anlehnung an den ehemaligen Android Market (jetzt Google Play) stehen im Evernote Market und App Center Erweiterungen zur Verfügung. Mit Evernote Web Clipper können Sie beispielsweise Informationen aus dem Internet sammeln, daraus Artikel, Texte und Bilder ausschneiden und diese dann direkt in Evernote einfügen.

Dank seiner vielfältigen Funktionen kann Evernote so eine Art „virtuelles Gedächtnis“ werden. Wobei das Denken und Verknüpfen von Informationen dem Nutzer weiterhin überlassen bleibt – zum Glück möchte man meinen.

Evernote deckt eine Fülle an Anforderungen einer computerisierten und mobilen Informationsgesellschaft ab und kann Ihnen daher im privaten und beruflichen Alltag eine wertvolle Unterstützung sein. Damit kann Evernote Ihr ultimatives Werkzeug für das Informations- und Selbstmanagement werden. Sie müssen nur wissen, wie Sie das Tool einsetzen.

Genau das erfahren Sie in dem vorliegenden Buch. In diesem Praxishandbuch lernen Sie die vielfältigen Möglichkeiten kennen, die Evernote und seine verschiedenen Varianten zu bieten haben.

Ich wünsche Ihnen beim Entdecken dieser Möglichkeiten viel Erfolg und Freude!

 

Herzlichst,

Holger Reibold

(Februar 2015)

 

 

P.S.: Auf unserer Website stehen verschiedene Checklisten zum Download bereit und können direkt von Ihnen in Evernote importiert und angepasst werden.

P.P.S: Alle wichtigen Kommandos von Evernote können per Tastenkürzel ausgeführt werden. Damit nicht immer Anhang B geöffnet neben dem Rechner liegen muss, haben wir diese in einem handlichen PDF-Dokument zusammengefasst, das Sie ausdrucken und in Reichweite Ihres PCs legen können. Auch das finden Sie auf unserer Website.

1 Evernote-Quickstart

 

 

Wir leben im sogenannten Informationszeitalter – mit all seinen Vor- und Nachteilen –, das das Industriezeitalter mit seiner industriell geprägten Arbeitswelt längst abgelöst hat. Vielfach ist auch die Rede von der Wissensgesellschaft, in der Know-how und Erfahrung die zentralen Güter sind. Merkwürdigerweise ist der Informationsbegriff recht unscharf.

Während unsere Vorfahren ihr Wissen überwiegend mündlich und in Form weniger Höhlenzeichnungen weitergaben bzw. festhielten, änderte sich die Informationsweitergabe mit Einführung der Schrift, die meist mit der Bronzezeit vor ca. 3.500 Jahren in Verbindung gebracht wird. Man könnte heute davon sprechen, dass damals der Grundstein für das menschliche Informationszeitalter gelegt wurde, denn seither prägen und verändern Informationen, die wir nachvollziehen können, unsere „Welt“.

Die Stimmen unter Experten und Wissenschaftlern mehren sich, dass Information neben Energie und Materie eine dritte Grundgröße der Welt darstellt. Ob man diese sehr weitreichende Einschätzung nun teilt oder nicht, sei jedem Leser selbst überlassen, doch unstrittig ist, dass Wissen Macht bedeutet.

Man muss Informationen und deren Verknüpfung nicht zwingend als einen der grundlegenden Elemente unseres Daseins auffassen, doch unstrittig ist, dass Information unsere soziale, ökonomische und politische Welt zunehmend und auf eine bislang noch nicht gekannte Weise beeinflussen und damit prägen.

Im Berufsalltag und im Privaten stellt sich häufig folgende Frage: Wie soll man die tägliche Informationsflut bewältigen, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden, die relevanten Informationen dann sorgfältig strukturieren und bei Bedarf abrufen oder weiterverarbeiten?

Erschwerend kommt der Umstand hinzu, dass sich diese Informationen häufig auf unterschiedlichen Geräten befinden. Somit wird es schwieriger, diese Daten im Blick oder einfach nur bei Bedarf parat zu haben. Während der Abgleich zwischen zwei Desktop-Rechnern, zum Beispiel einer zu Hause und einer im Büro, noch relativ einfach zu bewerkstelligen ist, ist die Datensynchronsisierung zwischen einem Notebook und einem Smartphone schon deutlich komplexer. Doch all diese typischen Hürden nehmen Sie mit Evernote problemlos, denn das digitale Notizbuch kann nicht nur auf allen relevanten Desktop- und mobilen Plattformen ausgeführt werden, sondern verfügt sogar über einen Synchronisationsmechanismus, der die Daten automatisch zwischen den verschiedenen Speichern abgleicht.

In diesem einleitenden Kapitel schauen wir uns die Grundfunktionen von Evernote an. Sie lernen die Benutzerschnittstelle und die typischen Schritte beim Anlegen, Verwalten, Organisieren und Durchsuchen kennen. Wir schnuppern auch hier und da in verschiedene fortgeschrittene Themenbereiche herein. Im weiteren Verlauf dieses Buchs werfen wir dann einen genaueren Blick auf die vielfältigen Funktionen und Möglichkeiten von Evernote.

Für alle jene Anwender, die bereits Evernote vor der aktuellen Version 5.8 kennen, hier ein kurzer Überblick über die Funktionen, die neu mit Version 5.0 eingeführt wurden:

 

Fürs Erste soll das genügen. Schauen wir uns als Nächstes an, wie die Startseite des Desktop-Clients aufgebaut ist.

 

Der Startbildschirm von Evernote unter Windows.

 

1.1 Die Startseite von Evernote

Evernote ist in verschiedenen Varianten für Mac OS X und Windows sowie für die  wichtigsten mobilen Betriebssysteme verfügbar. Aufgrund der Dominanz des Microsoft Betriebssystems, das im Desktop-Bereich nach wie vor einen Marktanteil von weit über 80 Prozent erreicht, liegt der Schwerpunkt dieses Buchs auf dem Windows-Betriebssystem. In diesem Einstieg schauen wir uns den Windows-Desktop-Client an. Dessen Eigenschaften, Funktionen und Bedienelementen begegnen Sie auch in anderen Evernote-Varianten.

Die Benutzeroberfläche ist in vier Bereiche unterteilt: Im oberen Bereich finden Sie die Menü- und Symbolleiste, darunter links die Seitenleisten, unmittelbar daneben die Notizenleiste und rechts den sogenannten Notizeditor.

Die Seitenleiste bietet Ihnen einen hierarchischen Blick auf die Inhalte und Funktionen von Evernote. Sie stellt Ihnen vielfältige Möglichkeiten zur Navigation in Ihrem Evernote-Konto zur Verfügung.

Die Notizenleiste führt alle Notizen in Ihrem Evernote Konto auf, wobei die zuletzt aktualisierten Notizen zuerst aufgeführt werden. Wenn Sie eine Suche in Ihren Datenbestand durchführen, werden die Suchergebnisse ebenfalls in der Notizenleiste angezeigt.

Mit das wichtigste Werkzeug in Evernote ist der Notizeditor. Damit erstellen, lesen und bearbeiten Sie Ihre Notizen. Er zeigt die aktuell aus der Notizenliste ausgewählte Notiz an. Im Notizeditor wird standardmäßig beim Starten von Evernote die zuletzt aktualisierte Notiz geöffnet.

Über die Menüleiste stehen – wie bei allen gängigen Desktop-Programmen – die verfügbaren Funktionen zur Verfügung. Für den schnellen Zugriff auf die am häufigsten verwendeten Funktionen verwenden Sie die Evernote-Symbolleiste. Sie präsentiert Ihnen links die Schaltfläche Kontoinformationen. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche können Sie das aktuell verwendete Evernote-Konto abrufen und ein neues Evernote Konto hinzuzufügen. Auch das Abmelden ist hier möglich.

 

Der Zugriff auf die Evernote-Konten.

 

Sie ahnen es schon: Sie können mit Evernote nicht nur ein Konto nutzen, sondern mehrere. Wir kommen weiter unten darauf zu sprechen.

Unmittelbar rechts neben den Kontoinformationen finden Sie die Navigationsschaltflächen. Mit diesen können Sie sich im Verlauf vor und zurückbewegen – ähnlich, wie Sie es von Ihrem Webbrowser kennen.

Evernote ist standardmäßig so konfiguriert, dass der digitale Notizblock seine Daten alle fünf Minuten mit einem Evernote-Server und mit anderen Clients abgleicht. Sie können diesen Abgleich aber auch manuell anstoßen. Damit stellen Sie sicher, dass die Informationen in Ihrem Evernote-Konto immer und überall, wo Sie Zugriff auf Evernote haben – ob Telefon, Tablet-PC, Computer oder im Internet – verfügbar sind. Klicken Sie für den manuellen Abgleich auf die Schaltfläche Synchronisieren. Während des Synchronisationsvorgangs wird der Doppelpfeil blau eingefärbt:

 

Die manuelle Synchronisation läuft.

 

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Aktivität öffnen Sie die sogenannte Aktivitätenanzeige. Der können Sie entnehmen, was sich zuletzt in Ihren gemeinsamen Notizen, Notizbüchern und vernetzten Notizbüchern getan hat. Damit andere auf  Ihre Daten und Evernote-Bereiche zugreifen können, müssen Sie diesen zunächst Zugang gewähren.

Die Hauptaufgabe von Evernote ist das Erstellen von Notizen. Die legen Sie besonders einfach mit einem Klick auf die Schaltfläche Neue Notiz an. Ein Klick generiert im aktuell geöffneten Notizbuch eine neue leere Notiz, die Sie dann im nächsten Schritt mit Inhalten füllen können. Sie können aber nicht nur einfache Textnotizen anlegen, sondern auch weitere Notiztypen erzeugen. Dazu öffnen Sie das Auswahlmenü mit einem Klick auf das Pfeilsymbol neben der Schaltfläche Neue Notiz. Er erlaubt Ihnen das Erstellen vier weiterer Notiztypen:

 

Das Erstellen einer neuen Notiz.

 

Die Symbolleiste erlaubt außerdem die Durchführung von Chat-Sessions. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Chat.

Schließlich stellt Ihnen Evernote über die Symbolleiste eine äußerst komfortable Suchfunktion zur Verfügung. Mit der Suche können Sie Notizen nach Stichwörtern, Plätzen, Schlagwörtern und vielem mehr durchforsten. Dabei durchsucht Evernote sowohl Titel und Inhalt als auch den Text von Bildern, die an Ihre Notizen angehängt haben. Und: Sie können Suchanfragen für eine spätere Verwendung speichern und zu einem späteren Zeitpunkt erneut darauf zugreifen.

Wie wir in Kapitel 8.2 noch sehen werden, können Sie die Symbolleiste entsprechend Ihren Bedürfnissen und Anforderungen anpassen.

 

1.2 Notizen erstellen 

Wenn Sie an Ihre gelben Post-its, ein klassisches Notizbuch oder an andere Formen der Notizzettel denken, erkennen Sie schnell deren Beschränkungen: Die taugen allesamt mehr oder minder nur für Textaufzeichnungen. Zwar kann man in ein kleines Notizbüchlein immer noch Fotos stecken, doch ist dann auch da bereits Schluss mit der Flexibilität, ganz zu schweigen von weitergehenden Bearbeitungsmöglichkeiten.

Das Tolle an Evernote: Eine Evernote-Notiz kann Text, Bilder, Dateien, Ton- und Videoaufnahmen und vieles mehr enthalten. Nicht minder wichtig: Der digitale Notizblick kann herkömmlichen Text genauso durchsuchen wie Ihre handschriftlichen Aufzeichnungen sowie in Notizen eingefügte Bildern und deren Textinhalte.

Um eine ersten Notiz in Evernote anzulegen, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neue Notiz. Evernote erzeugt die ersten Notizen und öffnet den Notizeditor, der Ihnen das Füllen des virtuellen Notizzettels mit den gewünschten Informationen erlaubt.

 

Die ersten Evernote-Notiz ist angelegt.

 

Sowie Sie eine Notiz angelegt haben, wird diese automatisch in Evernote gespeichert. Sie müssen keinen Speichern-Button betätigen oder eine sonstige Aktion ausführen. Ihre Notiz wird automatisch mit allen anderen Geräten, auf denen Sie das gleiche Konto verwenden, synchronisiert.

Wie Sie von der E-Mail kennen, können Sie einfach verschiedene Dateitypen an eine Notiz hinzufügen. Besonders einfach geht das per Drag&Drop: Ziehen Sie einfach die gewünschte Datei in den Notizzettel. Alternativ verwenden Sie die bei beiden Schaltflächen, die Ihnen die Formatleiste zum Einfügen von Audiodateien und anderen Dateitypen zur Verfügung stellen. Mit einem Klick auf das Mikrofonsymbol erweitern Sie den Notizeditor um Aufnahmefunktionen.

Wenn Sie in den Texteditor klicken, blendet Evernote die Formatleiste ein, mit der Sie Ihren Texten einfache Formatierungen zuweisen können, wie Sie diese von einer Textverarbeitung wie MS Word oder OpenOffice/LibreOffice Writer kennen. Über die Formatleiste sind zwei Werkzeuge verfügbar:

 

Wenn Sie Texte aus Drittquellen kopiert haben und diese dann in Evernote weiter verarbeiten wollen (beispielsweise auf einer Textverarbeitung oder von Web-Seiten), können Sie die Textformatierung wie Fett- und Kursivschrift, Schriftgröße etc. entfernen. Der Notizeditor übernimmt in der Regel bestehende Gestaltungen.

Evernote bietet verschiedene Möglichkeiten zum Entfernen der Formatierung:

 

Das Nachbearbeiten und Ergänzen von Notizen sind die häufigsten Aktionen, die Sie neben dem Anlegen von neuen Merkzetteln durchführen. Auch das ist – wie so vieles in Evernote – sehr einfach: Um eine bestimmte Notiz zu bearbeiten, markieren Sie diese in der Notizenleiste und klicken dann in die Notiz. Mit Hilfe der Maus oder den Cursor-Tasten navigieren zu den Stellen, die Sie bearbeiten wollen.

Mit einem Doppelklick auf eine Notiz in der Notizliste öffnen Sie diese in einem separaten Fenster. Das vereinfacht für den einen oder anderen Benutzer die Bearbeitung. Das separate Fenster schließen Sie, indem Sie auf das Schließen-Symbol in der rechten oberen Ecke klicken. Der virtuelle Notizzettel wird wieder in das Notizbuch eingehängt.

Wird eine Notiz nicht länger benötigt, so kann Sie einfach aus dem Notizbuch entfernt werden. Der einfachste Weg: Markieren Sie den Notizbucheintrag und betätigen Sie die ENTF-Taste Ihrer Tastatur. Alternativ markieren Sie den zugehörigen Listeneintrag und führen Sie aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste den Befehl Notiz löschen aus.

Beachten Sie, dass beim Löschen keine Warnung erfolgt. Doch der Zettel ist nicht für alle Zeiten verloren. Vielmehr landen die gelöschten Notizen im Papierkorb und können jederzeit gesichtet und wiederherstellt werden.

 

Eine Notiz wird in einem separaten Fenster geöffnet.

 

1.3 Evernote als Erinnerungsspezialist

Damit Ihnen in Ihrem Alltag keine wichtigen Termine und Aufgaben entgehen, können Sie Notizen mit Erinnerungen versehen und sich so rechtzeitig auf bestimmte Fakten hinweisen.

Das Anlegen einer Erinnerung ist einfach: Öffnen Sie die Notiz und klicken Sie im Notizeditor auf die Schaltfläche Erinnerung. Mit Datum hinzufügen bestimmen Sie in dem Miniaturkalender den Zeitpunkt, an dem Sie auf den Notizzettel hingewiesen werden wollen. Neben dem Datum können Sie auch den Zeitpunkt festlegen. Besonders einfach kann die Alarmierung am Folgetag bzw. in der Folgewoche ausgegeben werden: Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Morgen bzw. In einer Woche.

Evernote legt automatisch einen Erinnerungseintrag in der Notizliste an. Dort kann der Eintrag einfach aufgerufen, bearbeitet und gelöscht werden.

 

Eine Erinnerung wird angelegt.

 

Evernote kennt zwei Benachrichtigungsvarianten, die Sie auf eine fällige Notiz hinweisen:

 

Die E-Mail-Benachrichtigung muss dazu über Funktionen > Optionen aktiviert werden. Auf der Registerkarte Erinnerungen aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mails mit Erinnerungen erhalten.

In der Regel ist es sinnvoll, beide Alarmvarianten zu verwenden. Da sie sich nicht ausschließen, sondern ergänzen, sollten Sie beide nutzen – damit Ihnen keine wichtige Notiz und der zugehörige Inhalt entgehen.

Evernote bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten für den Umgang mit Alarmen und Hinweisen. In der Notizliste finden Sie die angelegten Erinnerungen. Dort wird die Anzahl der Hinweise angezeigt und Sie können über das Einstellungen-Symbol (Zahnrad) die Reihenfolge und Ansicht bearbeiten.

In der Notizliste können Sie links jeder Erinnerung einen Alarm als Erledigt bzw. als Nicht mehr benötigt markieren. Auch der Notizeditor bietet Ihnen Verarbeitungsmöglichkeiten, wenn für eine Notiz eine Erinnerung angelegt ist. Öffnen Sie dazu die Notiz, klicken Sie auf die Schaltfläche Erinnerung und wählen Sie einen der drei folgenden Befehle:

 

Der Umgang mit Hinweisen im Notizeditor.

 

Schließlich können Sie die Erinnerungen in der Liste neu sortieren. Dazu markieren Sie einen Alarmeintrag und ziehen diesen mit gedrückter linker Maustaste auf einen neue Position.

Die Erinnerungen werden – wie die Notizen auch – automatisch nach dem Erstellen gespeichert und zwischen den verschiedenen Clients synchronisiert. Auch hier ist also sichergestellt, dass Ihnen auf keinem Gerät eine wichtige Erinnerung entgeht, auch dann nicht, wenn Sie einige Tage nicht mit einem bestimmten Gerät arbeiten.

 

1.4 Notizen synchronisieren

Ein wesentliches Merkmal von Evernote ist die Möglichkeit, Daten zwischen den verschiedenen Geräten abzugleichen. Egal, ob Sie im Büro mit einem Desktop-Rechner, unterwegs mit einem Android-Smartphone, zuhause vorzugsweise ein iPad einsetzen oder im Urlaub ein Internet-Cafe besuchen: Auf allen Geräten stehen Ihnen orts- und zeitunabhängig die gleichen Informationen und Daten zur Verfügung. Auch die Bearbeitungsfunktionen und Suchfunktionen sind überall weitgehend identisch.

 

Die Konfiguration des Datenabgleichs.

 

Wie bereits erwähnt, ist Evernote standardmäßig für den automatischen Datenabgleich konfiguriert, der alle 5 Minuten erfolgt. Je nach Nutzung und Einsatzbereich kann es sinnvoll sein, die Synchronisation seltener durchzuführen. In den Programmoptionen können Sie mit dem Menübefehl Funktionen > Optionen auf der Registerkarte Synchronisieren verschiedene Anpassungen vornehmen. Sie können beispielsweise das Intervall verändern und die Ausgabe von Synchronisierungsmeldungen deaktivieren. Mehr dazu erfahren Sie in Kapitel 8.1.2.

Ein manuelle Abgleich ist in der Regel nicht notwendig, da Evernote bei jeder Änderungen eine Synchronisation durchführt. Aber um sicherzugehen, dass die Daten mit allen anderen Geräten synchronisiert werden, klicken Sie auf die Synchronisieren-Schaltfläche in der Symbolleiste.

 

1.5 Wer suchet, der findet

Dass Evernote ein wahrer Meister beim Aufspüren von Informationen ist, die in Ihren Notizen enthalten sind, hatte ich bereits oben angedeutet. Werfen wir einen genaueren Blick auf die Funktionen zum Durchsuchen Ihrer Notizen.

Sie können insbesondere das Suchergebnis, das Ihnen Evernote nach der Suche in der Notizenliste präsentiert, dazu nutzen, die weitere Recherche gezielt einzuschränken und so exakt die Informationen aufspüren, die für Sie von Bedeutung sind.

 

Die Ansichtsoptionen.

 

Da die Ergebnisse eine Suche wie alle anderen Notizen auch in der Notizenliste aufgeführt werden, können Sie dort die in der Normalansicht verfügbaren Funktionen nutzen, um die Darstellung entsprechend Ihren Wünschen und Bedürfnissen anzupassen.

Mit einem Klick auf das Optionen-Menü (das zugehörige Symbol finden Sie in der rechten oberen Ecke der Notizenleiste) können Sie die Ansicht gezielt verändern.

Sie können zunächst folgende Darstellungsvarianten verwenden:

 

Die optimale Sortierung hilft bei der Suche nach bestimmten Inhalten.

 

Die Ansichtsoptionen bieten mit dem Untermenü Notizen sortieren noch eine weitere praktische Möglichkeit, die Darstellung der Notizen zu verändern. Für die neue Sortierung Ihrer Notizen können Sie die verschiedensten Kriterien verwenden.

Als alternative Kriterien können Sie den Titel, das Erstelldatum, die Größe, das Notizbuch oder den Autor verwenden. Standardmäßig sortiert Evernote die Notizen nach dem Datum der letzten Änderung. Die aktivierten Optionen Geändert und Sortierreihenfolge umkehren sorgen dafür, dass die zuletzt geänderten Notizen oben in der Liste aufgeführt werden.

 

Die Suche nach Notizbüchern.

 

Wenn Sie Evernote sehr intensiv nutzen, entstehen nicht nur bergeweise Notizen, sondern auch jede Menge Notizbücher. Über die Seitenleiste können Sie die Ansicht auf Notizbücher beschränken. Dazu klicken Sie auf den Eintrag Notizbücher. Evernote präsentiert Ihnen rechts die angelegten Notizbücher und stellt Ihnen oberhalb eine Suche zur Verfügung, über die Sie auch nach Ihren Büchern recherchieren können.

Wenn Sie mehrere Notizbücher erstellt haben, wird die Suchfunktion des Notizeditors um ein Auswahlmenü erweitert und erlaubt dann beispielsweise die Beschränkung der Suche auf ein Notizbuch. Existieren mehrere Notizbücher, können Sie die Notizliste auf bestimmte Notizbücher beschränken.

 

Die Verwendung von Schlagwörtern für Ihre Suche.

 

Eine weitere sehr nützliche Funktion für die Kennzeichnung und spätere Suche von Inhalten sind die Schlagwörter, auch Tags genannt. Damit können Sie Notizen um inhaltliche oder projektbezogene Stichwörter erweitern. Nach dem Anlegen und Zuweisen von ersten Schlagwörtern können Sie über die Seitenleiste die Ansicht auf die passenden Notizen einschränken und auch die Suche nach Schlagwörtern durchführen.

Für die schnelle Suche stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung. Sie können beispielswiese Notizen als Favoriten kennzeichnen. Dann sind Sie auch über die Seitenleiste in der Kategorie Favoriten zugänglich.

Auch die Aktivitätenanzeige kann für die Suche nach bestimmten Notizen verwendet werden, die Sie mit anderen Personen geteilt haben. Mit Hilfe des Atlas können Sie auch nach ortsbezogenen Aufzeichnungen suchen. Hierfür stehen Ihnen die Standort- und die Stadtplanansichten zur Verfügung.

Sie haben hier einige der wichtigsten Möglichkeiten für die Suche nach Notizen und Inhalten kennengelernt. Wir kommen in Kapitel 5 detailliert auf die Suchmöglichkeiten zu sprechen. Dort werden Sie insbesondere die gezielte Suche nach spezifischen Inhalten und die Verknüpfung von Suchparametern kennenlernen.

 

Bilder und PDF-Dateien können in Evernote
kommentiert und beschriftet werden.

 

1.6 Inhalte beschriften und kommentieren 

Ich hatte es oben bereits angedeutet: Sie können Bilder und PDF-Dokumente in Ihre Notizen einfügen und so Evernote in eine multimedialen Ablage verwandeln. Dazu ziehen Sie am einfachsten die gewünschten Inhalte in eine Notiz.

Doch es kommt noch besser: Sie können diese Elemente beschriften und kommentieren. Diese Funktionen eignen sich hervorragend, um Freunden, Kollegen oder Kunden ein visuelles Feedback zu geben. Sie können die Bilder und PDF-Dokumente um Pfeile, Texte, Formen, Zeichnungen und Stempel ergänzen. Auch das Ausschneiden von Bereichen und Unkenntlichmachen (Verpixeln) ist mit dem integrierten Editor möglich.

Die Handhabung dieser Funktion ist einfach: Führen Sie den Mauszeiger über das betreffende Element, bis der Hinweis Mit Anmerkung versehen eingeblendet wird. Mit einem Klick auf diesen Hinweis wird das Bearbeitungswerkzeug geöffnet. Dessen vielfältige Möglichkeiten lernen Sie in Kapitel 2.5 kennen.

 

1.7 Organisationstalent

Damit Sie den Überblick über Ihren ganzen Anmerkungen und Aufzeichnungen nicht verlieren, benötigen Sie Funktionen, mit denen Sie Ordnung in Ihr Ablagesystem bringen.

Die wichtigste Funktion, um Notizen zu organisieren, stellen die Notizbücher dar. Sie können in allen drei Evernote-Varianten 250 Notizbücher anlegen. Das sollte mehr als ausreichend für den typischen Anwender sein. Auch der Business-Anwender sollte damit auskommen. Die Notizbuchgröße ist bei der kostenlosen Version auf 25 MB beschränkt, Evernote Premium- und Business-Benutzer können satte 100 MB in jedem Buch speichern.

Nach der Erstinstallation verfügt Evernote über ein Standardnotizbuch mit der Bezeichnung Erstes Notizbuch. Das können Sie jederzeit umbenennen oder löschen. 

 

Das Erstellen eines neuen Notizbuches.

 

Um ein neues Notizbuch anzulegen, öffnen Sie über die Seitenleiste die Notizbuchansicht. Dort klicken Sie im Kopfbereich auf die Schaltfläche Neues Notizbuch. Im Dialog Notizbuch erstellen bezeichnen Sie die neue Ablage und klicken auf OK. Das Buch finden Sie anschließend in der Notizbuchliste.

Neue Notizen werden automatisch dem Standardnotizbuch hinzugefügt. Sie können natürlich jedes neue Notizbuch als neue Standardablage einrichten. Dazu markieren Sie das gewünschte Buch mit der rechten Maustaste und führen aus dem Kontextmenü den Befehl Eigenschaften aus. Dort aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als Standardnotizbuch verwenden. Sollte die Option bereits aktiviert sein, wissen Sie, dass es sich um die Standardablage handelt.

 

Das Notizbuch ist als Standardablage eingerichtet.

 

Um eine Notiz einem Notizbuch hinzuzufügen, wechseln Sie auf der Seitenleiste zu NotizenNeue Notiz