bwlBlitzmerker: Verbesserungsvorschlag „Zentrale Vertragsdatenbank im Unternehmen“

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Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für beide Geschlechter.

Vorwort

vielen Dank, dass Sie sich für dieses eBook aus unserer Linie „BWL-Blitzmerker“ entschieden haben. Die Werke aus dieser Linie sind bestmöglich komprimiert aufbereitet, weiterhin sehr praxisnah und liefern gezieltes, themennahes Fachwissen für den Arbeitsalltag.

Inhaltsverzeichnis

Eigenpotenzialnutzung: Proaktive Unternehmensstrukturierung & Abteilungsoptimierung

Trendthema Personalleasing: Leiharbeitnehmer erfolgreich in Industriebetrieben einsetzen

Produktivumfeld schaffen durch Einführung von einem Unternehmensharmonie-Leitfaden

Abkürzungsverzeichnis

Autorenprofile

Christian Flick wurde 1979 in Melle (Niedersachsen) geboren. Neben über 20-jähriger Berufserfahrung im Industrieeinkauf bei renommierten Unternehmen und einer dualen langjährigen selbständigen Tätigkeit im E-Commerce erwarb er im Jahr 2014 im Rahmen eines berufsbegleitenden Studiums den akademischen Grad des Master of Business Administration (MBA). Von der Motivation angetrieben, die betriebswirtschaftlichen Potenziale für diverse Unternehmen intensiv zu durchleuchten, entstand dieses praxisnahe Buch.

Mathias Weber

Abbildung: Autor Mathias Weber

Mathias Weber, geboren 1980, ist Gepr. IT-Projektleiter und blickt auf über 15 Jahre Erfahrung als Berater und Projektleiter in einer Web- und Kommunikationsagentur mit der Zielgruppe der mittelständischen Industrie zurück. Er lebt in der wirtschaftsstarken Region Ostwestfalen, wo sich Deutschlands Küchen- und Maschinenbaubranche konzentriert. Sein Schwerpunkt sind webbasierende Intranets für produzierende Unternehmen ab 100 Mitarbeitern, die interne Prozesse verschlanken und standardisieren, sowie die Einführung von E-Commerce-Plattformen für Hersteller von Markenartikeln und Großhändler.

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Bloghinweis

Ergänzend zu diesem Buch finden Sie unter der Internet-Adresse

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einen Blog der beiden Buchautoren mit zahlreichen betrieblichen Verbesserungsvorschlägen und KVP-Themenansätzen. Dieser Blog wird stetig ergänzt und mit interessanten Ideen und Konzepten angereichert.

Im Wesentlichen bestehen im Blog viele Themen, die im Kontext Betriebliches Vorschlagswesen (BVW) und KVP stehen. Für Sie besteht somit ein weiterer wertvoller Wissenspool neben diesem Buch.

Des Weiteren führen die Autoren dieses Buches einen weiteren Blog, der sich ausschließlich auf reine Einkaufsthemen spezialisiert. Dieser ist unter

www.einkaufwissen.de

erreichbar. Die hier vorgestellten Konzepte und Ideen sind als „Inhouse Einkaufsberatung“ positioniert und sollen dem Leser wertvolle Werkzeuge und Strategien an die Hand geben, sein Wirken stetig zu optimieren.

1. Verbesserungsvorschlag „Zentrale Vertragsdatenbank im Unternehmen“

In Unternehmen existieren in den unterschiedlichsten Abteilungen zahlreiche Verträge wie z. B. Pachtverträge, Provisionsvereinbarungen, Mietverträge, Wartungsverträge, Softwarelizenzverträge, die als Entwurf auf Dateiservern lagern und unterzeichnet in Aktenordern abgelegt sind.

Fristen für Kündigungen und Verlängerungen werden dabei oftmals nur bei Bedarf nachrecherchiert, wo es bereits zu spät sein kann, rechtzeitig zu reagieren. Viele Fristen sind gar nicht im Blickfeld der zuständigen Mitarbeiter und so verlängern sich Verträge unbemerkt zu vor langer Zeit vereinbarten Konditionen.

Über eine strukturierte Vertragsdatenbank-Lösung können Verträge zentral verwaltet werden. Dabei werden sowohl die editierbaren Vertragsdokumente (z.B. Word-Dokumente) als auch die unterzeichneten Scans (z.B. im PDF-Format) eingestellt. Die Verträge können Organisationseinheiten bzw. Kostenstellen zugeordnet werden, sodass automatisiert aktuelle und prognostizierte Kosten ermittelt werden können, z.B. bei Pachtverträgen, die sich jährlich verlängern.

Wichtig bei einer Vertragsdatenbank ist es, dass komplexe Regeln für Laufzeiten und Kündigungsfristen definiert werden können, z.B. eine jährliche Laufzeit mit automatischer Verlängerung sowie einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Vertragsjahresende.

Für die Bereitstellung und Auffindbarkeit der Verträge für Benutzer, die nach Schreib- und Leserecht sowie Organisationseinheit/Kostenstelle zu berechtigen sind, hat eine solche Softwarelösung einen zugänglichen Vertragspool, zumeist als browserbasiertes Web-Frontend im Intranet, das per VPN-Zugang auch externen Personen wie einer betreuenden Rechtsanwaltskanzlei bereitsteht. Dabei sollten umfangreiche Suchfunktionen, z.B. nach Vertragspartner, Ablaufdatum und Vertragsart, zur Verfügung stehen, darüber hinaus Exportmöglichkeiten in Microsoft Excel (z.B. eine Liste aller Dienstleistungsverträge, die im 1. Quartal des kommenden Jahres kündbar sind).

Für die Dateneinpflege der Verträge ist ein zwei- oder mehrstufiger Freigabe-Workflow denkbar, sodass ein Vier-Augen-Prinzip die Qualität der vorgehaltenen Daten sicherstellt.

Eine besonders effiziente Funktionalität für die Benutzer sind konfigurierbare automatische Notifier für die Benachrichtigung bei Erreichen von Kündigungsfristen. So müssen Benutzer nicht proaktiv nach zu kündigenden Verträgen suchen, sondern werden automatisiert vom System benachrichtigt. Z.B. möchte ein Einkäufer zwei Wochen vor Erreichen des nächsten Kündigungsdatums eines Vertrages per E-Mail informiert werden.

Ein Einführungsprojekt für eine Vertragsdatenbank ist erfahrungsgemäß mit ca. 6-12 Monaten als mittelfristiger Zeitraum zu sehen. Der größte Arbeitsaufwand neben der technischen Implementierung ist die einmalige Zusammenstellung aller relevanten Verträge aus ihren bisherigen Quellen und die manuelle Übertragung in die Datenbank. Ist diese Initialaufgabe erledigt, wird das Verwalten der Verträge zukünftig entscheidend vereinfacht.

Aus Erfahrung ergibt sich der größte Nutzen einer solchen Maßnahme für die Abteilungen Recht, Einkauf und IT. Neben der schnellen Verfügbarkeit und Einsichtnahme der Verträge für berechtigte Benutzer ergibt insbesondere die automatische Benachrichtigung für die rechtzeitige Einhaltung von Kündigungsfristen einen essentiellen Vorteil für Unternehmen. Resultierend daraus eröffnet sich die Chance, Konditionen rechtzeitig vor automatischer Vertragsverlängerung nach zu verhandeln und so Kosten zu senken.

Ein ROI ist ggf. mit der Gegenüberstellung von Software- und IT-Kosten sowie dem einmaligen Personalaufwand zu der Ersparnis durch über die Datenbank initiierte Vertragsverhandlungen kalkulierbar.

2. Buchvorstellungen Best Practice Ratgeber

Betriebliche Verbesserungsprojekte als Erfolgsfaktor im Mittelstand

Best Practice Ratgeber mit 123 Umsetzungskonzepten im Bereich KVP und BVW

Komplette Konzepte zum direkten Umsetzen, zum sofortigen Sparen und ebenso als Stellschraube für direkte Gewinnung von hohen Prämien.