Introducción

 

¿En qué piensas cuando escuchas la expresión “comunicación efectiva”?

 

Es muy probable que lo primero que venga a tu mente tenga que ver con la importancia de saber comunicar con seguridad y entusiasmo tus ideas, pensamientos, emociones o sentimientos. Aunque también es posible que le des mayor importancia a tu capacidad para escuchar con empatía ya que, si eres un buen comunicador; pero no sabes escuchar, corres el riesgo de comunicar de manera elocuente cosas que a lo mejor no le interesen a tu interlocutor.

 

En todo caso, sea cual sea tu definición, la cuestión es que la comunicación efectiva va mucho más allá de hablar con propiedad o escuchar con atención —las consabidas dos caras de la comunicación— ya que, incluso sin pronunciar una sola palabra, el ser humano siempre está comunicando algo a través de su postura física, apariencia personal, manera de vestir o sus gestos. De hecho, como veremos más adelante, el lenguaje corporal tiene un mayor impacto en quien escucha que el mismo discurso hablado, pues, si lo que comunicas a través del lenguaje de tu cuerpo o tus gestos contradice aquello que expresa tu mensaje verbal, terminarás por transmitir desconfianza y confusión.

 

Sin duda, comunicar de tal manera que podamos influir positivamente en los demás significa expresar nuestras ideas con convicción y confianza; aprender a prestar total atención y escuchar con empatía a nuestro interlocutor cuando es su turno de hablar; y entender que, cuando hablamos, todo nuestro cuerpo habla. Dominar estas tres habilidades requiere de práctica, pese a que a menudo hay quienes piensan que la comunicación es un acto que se da de manera natural y espontánea; que depende de la personalidad y rasgos hereditarios y que no hay mucho que podamos hacer para mejorarla. Pero lo cierto es que, como descubrirás a lo largo de esta lectura, sí hay mucho por aprender cuando se trata de convertirnos en mejores comunicadores. Y todo comienza entendiendo los diferentes aspectos de la comunicación.

 

Más de una docena de investigaciones realizadas por varias universidades e instituciones durante los pasados 50 años han encontrado que la persona en edad adulta ocupa un promedio de 16 horas diarias comunicándose. El 45% de ese tiempo, lo emplea escuchando; el 30%, hablando; el 16%, leyendo y el 9% restante, escribiendo. A esto debemos agregar el hecho de que nuestro lenguaje corporal —postura, apariencia, gestos, mirada— siempre está comunicando una emoción, actitud o estado mental.

 

Ahora bien, si el 75% de la comunicación diaria está centrado en escuchar y hablar, es allí donde deberíamos centrar gran parte de nuestra atención durante los años de formación escolar, ¿no es cierto? Sin embargo, por absurdo que parezca, dichas capacidades comunicativas pasan relativamente desatendidas mientras que el mayor interés parece estar en cerciorarnos de que los niños aprendan sobre todo a leer y escribir. Esto hace que la mayoría de las personas llegue a la edad adulta no muy bien equipada en lo que respecta a las dos habilidades que más influyen en su capacidad para desarrollar relaciones positivas: escuchar y hablar.

 

Es indudable que la interacción humana tiene éxito o fracasa como resultado directo de la habilidad para comunicarnos. La comunicación pobre limita la efectividad de cualquier tipo de actividad; produce caos, confusión, agotamiento y desmotivación.

 

La comunicación tiene una función trascendental en la vida de pareja, determina el tipo de relación con los hijos y, en general, influye en la capacidad para relacionarnos con nuestro entorno. Es innegable que aprender a comunicar con eficacia juega un papel de enorme importancia en la vida personal, familiar y profesional.

 

A nivel empresarial, la capacidad para comunicarnos de manera asertiva es fundamental en el funcionamiento dinámico de cualquier organización y juega un papel preponderante en todas y cada una de las actividades diarias de la compañía: el trabajo en equipo, las ventas, la atención y el servicio al cliente, la delegación de responsabilidades, el proceso de negociación o el desarrollo de reuniones y planes de trabajo. Sin lugar a dudas el éxito de cualquier empresa y organización depende de que la misión, los valores corporativos y las metas y objetivos de la misma hayan sido comunicados con total claridad a todos y cada uno de los miembros del equipo.

 

El hecho es no quedarse en el acto de informar. Es esencial comunicar. Y no se trata solo de ser comunicadores amenos, de hablar con precisión o ser buenos escuchas. La cuestión es saber desarrollar las habilidades necesarias para comunicar con poder, entusiasmo y efectividad cualquier mensaje y bajo cualquier circunstancia. Es importante hacer énfasis en esto porque, si bien es cierto que no se requiere de grandes habilidades para transmitir buenas noticias a un grupo altamente motivado, ¿qué hacer entonces cuando el objetivo no sea tan sencillo y nuestro interlocutor no se muestre muy receptivo? ¿O cuando el reto consista en corregir un problema interno en la empresa, en solucionar un conflicto entre dos miembros de un equipo de trabajo, en lograr que los hijos demuestren una actitud receptiva a los consejos o en saber argumentar frente a las objeciones de los clientes para que respondan de manera favorable a nuestra oferta?

 

Como descubrirás a lo largo de este libro, comunicar no es solo cuestión de hablar claro, también es saber escuchar con empatía, es aprender a identificar las emociones y estados de ánimo que complementan lo que estás diciendo; es saber que, cuando hablas, todo tu cuerpo habla. Evita caer en la trampa de creer que comunicar es solo informar. Si lo que buscas es informar, un correo electrónico, un volante o una nota serán suficientes. Pero, si de lo que se trata es de obtener una respuesta de tu interlocutor, es necesario que entiendas que, a diferencia de cualquier mensaje escrito, cada ser humano le agrega al acto comunicativo un componente emocional único que determina qué tan bien sea comprendido y aceptado el mensaje que envía.

 

De hecho, en lo que a las relaciones humanas se refiere, es imposible dejar de comunicarte ya que hasta el mismo silencio dice algo, transmite un sentimiento, una emoción o una actitud mental específica.

 

Ahora bien, comunicar en público con efectividad es mucho más que contar con el talento para colocarse frente a un grupo de personas y deslumbrarlas con el uso impecable de una retórica digna del mejor orador. Tampoco requiere que seas erudito en el dominio del idioma y que sepas con exactitud todas las normas y reglas que rigen su uso. Lo que persigues es lograr transmitir tus ideas y sentimientos clara y asertivamente, de tal modo que los oyentes perciban tu convicción sobre dichas ideas. Buscas entender y ser entendido, y esto solo lo logras haciendo uso de tus fortalezas y evitando que tus debilidades se conviertan en un obstáculo para dar a entender tu mensaje.

 

La mayoría de libros sobre el tema de comunicación efectiva suele concentrarse en las estrategias para hablar en público, en el uso correcto de las palabras o en diferentes técnicas para modular o proyectar la voz. Sin embargo, comunicar con fuerza, entusiasmo y efectividad es mucho más que eso. Si observas con detenimiento a aquellos hombres y mujeres que han moldeado la Historia de la Humanidad, ya sea influyendo en la manera de pensar de los demás, logrando el apoyo de otros en la creación de grandes empresas o persiguiendo sueños e ideales que afectaron el destino de millones de personas, es innegable que existe entre ellos un común denominador: su talento es una combinación de poder de convencimiento, entusiasmo y pasión. Existe en ellos un estilo comunicativo que proyecta fuerza, claridad, confianza, transparencia, dinamismo, fe y carisma —cualidades a las que muchos se refieren con una sola palabra: convicción.

 

Y aunque el carisma no es siempre una constante entre todos estos líderes, lo que sí es evidente es que ha sido la profunda convicción de sus ideales y principios la que ha hecho de ellos grandes comunicadores. Benito Juárez, por ejemplo, era un hombre reservado a quien algunos de sus biógrafos han tildado como un líder político sin mucho carisma; una persona impasible, de una enorme frialdad cuando se refería a acontecimientos políticos. Sin embargo, la convicción de sus principios logró darle a México la entereza cívica y la pasión política necesarias para salir adelante en uno de los momentos más difíciles de su historia. Como resultado de ello, su lucha por la defensa de los Derechos Humanos le sirvió de ejemplo a otros países latinoamericanos.

 

Esta misma convicción es la que se observa en personajes como Winston Churchill, con sus legendarios discursos que mantuvieron en alto la moral de toda una nación en medio de la guerra; o en la Madre Teresa de Calcuta, quien, con su mensaje de amor y entrega, conmovió a millones de corazones que se unieron a su causa; o en el coraje que inspiraron en sus ejércitos los precursores de la independencia de muchas naciones; o en la manera como Mahatma Gandhi o Martín Luther King movieron multitudes con sus ideas. Y este mismo nivel de persuasión se hace evidente en muchos líderes empresariales como Steve Jobs, de Apple; Arianna Huffington, del Huffington Post; Richard Branson, de Virgin Atlantic; Oprah Winfrey; Jeff Bezos, de Amazon y muchos otros que han logrado posicionar sus empresas y ganarse el respeto y aprecio de sus clientes, empleados, inversionistas y seguidores por igual.

 

Pero, si bien al leer muchos de estos nombres de líderes, tendemos a enfocarnos en su estilo comunicativo, no sería sabio ignorar el hecho de que gran parte de su éxito también ha sido el resultado de saber escuchar. En tal sentido, es obvio que existan dos tipos de personas: las que preguntan y escuchan y las que ya creen tener todas las respuestas. Las primeras, han aprendido a prestar atención porque están tratando de encontrar respuestas y van en busca de la verdad; las otras, creen ser dueñas de la verdad y, por tanto, no consideran necesario escuchar otros puntos de vista diferentes.

 

En esta era, para escuchar necesitamos vencer grandes retos dado que las nuevas tecnologías nos han convertido en pobres escuchas. Creemos ser capaces de realizar múltiples tareas al mismo tiempo, pero en realidad no le prestamos atención a ninguna; tratamos de hablar y escuchar a la vez, pero, en realidad, no hablamos, solo oímos y alternamos ambas capacidades. El cerebro funciona a tal velocidad que todo lo queremos de inmediato y nos hemos vuelto impacientes al momento de escuchar.

 

Quizás uno de los mayores obstáculos con respecto a escuchar de manera activa es nuestra limitada capacidad de atención, producto del Internet y los nuevos canales de comunicación que nos han condicionado a que la información sea presentada en segmentos cada vez más breves. Si el artículo noticioso es de más de un par de párrafos, el video sobrepasa los tres minutos o el mensaje excede los 140 caracteres, corremos el peligro de perder la atención de nuestro interlocutor. La capacidad del aldulto para concentrarse en un estímulo es de ocho segundos, según investigaciones. Los seres humanos realizamos un esfuerzo consciente por escuchar, pero, ¿lo conseguimos? Lo que en realidad hacemos es oír, registrar y responder de cualquier manera para no parecer maleducados. Es una conducta que nos convierte casi en autómatas.

 

Por esta razón, aprender a escuchar con atención y comunicar sus ideas en público con convicción y efectividad debe ser prioridad para los dirigentes empresariales que buscan liderar equipos de trabajo productivos; para todos los profesionales en el campo de las ventas en un mercado donde una de las pocas ventajas competitivas es la atención y el servicio al cliente; y para todos aquellos que saben que la comunicación efectiva es la diferencia entre ascender en la empresa o quedarse relegados.

 

Para los millones de empresarios independientes y emprendedores que hoy construyen negocios y organizaciones a lo largo y ancho del planeta comunicar las características, ventajas y beneficios de sus empresas, productos y servicios con entusiasmo es el camino hacia un mayor número de clientes y asociados, un volumen de ventas superior y un negocio exitoso.

 

A nivel personal, comunicarnos de manera efectiva contribuye a tener una relación de pareja plena y gratificante ya que una de las causas de divorcio es la pobre comunicación. También es igual de importante para los padres de familia que buscan influir positivamente en sus hijos puesto que los ayuda a inculcar en ellos los valores y principios que guiarán sus vidas, de tal manera que no sea la televisión, ni sus compañeros de escuela o alguno de los autoproclamados ídolos públicos los que siembren en ellos los valores básicos que los orientarán.

 

Sin duda, las ideas y estrategias que encontrarás a lo largo de este libro serán de gran ayuda para descubrir y desarrollar todas las cualidades del gran comunicador, las cuales, con toda certeza, ya se encuentran dentro de ti.

 

 

Primera parte

 

Retos, metas y obstáculos

 

1

La comunicación en el ámbito empresarial

 

“Los diferentes medios de comunicación nunca serán un sustituto de la interacción con alguien que aliente con su alma a otra persona a ser valiente y honesta”.
—Charles Dickens

 

¿Qué tan importante es la comunicación eficaz para el éxito de tu empresa?

 

El economista italiano Wilfredo Pareto postuló la que hoy se conoce como la Regla del 80-20. En el campo de los negocios esta regla estipula que el 80% de las ventas por lo general es realizado por el mismo 20% de los vendedores. Como resultado de ello, la persona promedio que pertenece a ese 20% más productivo gana más o menos 16 veces más que la persona promedio del 80% restante.

 

Lo interesante es que, una y otra vez, diferentes estudios han demostrado que los vendedores más productivos son apenas un poco mejores que los demás en ciertas áreas críticas cuyo dominio es esencial para el éxito en las ventas, y que ignorar cualquiera de ellas resulta desastroso para su profesión. Vale la pena destacar que la mayoría de dichas áreas tiene que ver con la comunicación eficaz: actitud personal, conocimiento del producto, desarrollo de una presentación adecuada, identificación de las necesidades del cliente, saber cómo darles respuesta a sus objeciones, ayudarle a tomar la decisión de comprar, hacer el cierre de la venta y el seguimiento certero y oportuno del cliente.

 

La importancia de la comunicación no se limita al área comercial, sino que es vital en cualquier profesión. De hecho, la Universidad de Harvard y la Fundación Carnegie encontraron que solo el 15% de las razones por las cuales una persona triunfa en su profesión, escala posiciones dentro de su empresa y sale adelante en su campo tiene que ver con sus habilidades profesionales y conocimientos técnicos. El otro 85% restante de las razones para su triunfo tiene que ver con su actitud personal, nivel de motivación y capacidad para desarrollar relaciones positivas.

 

Lo cierto es que todas las actividades de la empresa se ven influenciadas por la habilidad de todos los miembros de la organización para comunicarse con efectividad. Tanto así que, entre las cualidades infaltables que buscan las empresas modernas al momento de contratar a sus altos ejecutivos, la capacidad para comunicarse con eficacia se encuentra a la cabeza de la lista. Es más, hace algunos años, cuando el Dr. Harold Smith, de la Universidad de Brigham Young, buscaba la manera de asignarles cierta prioridad a las diferentes habilidades necesarias para la administración empresarial eficiente, decidió realizar una encuesta entre todos los miembros de la Academia de Gerentes Administrativos Certificados de Estados Unidos.

 

En dicha encuesta se les pidió a todos estos dirigentes empresariales que identificaran las habilidades que, a su modo de ver, eran las más importantes en su trabajo. Quiero que les prestes atención a las 10 aptitudes y habilidades que ellos identificaron como las responsabilidades más importantes del dirigente empresarial moderno:

 

• · Saber escuchar.
• · Dar instrucciones claras y efectivas.
• · Identificar y solucionar problemas o situaciones conflictivas.
• · Reconocer a sus colaboradores por los resultados obtenidos.
• · Delegar responsabilidades de manera eficaz.
• · Saber escribir.
• · Comunicar las decisiones y objetivos a su equipo de trabajo.
• · Ser efectivo en la comunicación oral.
• · Explicar sus funciones a los nuevos miembros de su equipo.
• · Obtener retroalimentación de sus clientes internos y externos.

 

Como ves, las 10 aptitudes que, según estos gerentes, son fundamentales para obtener grandes resultados, son en esencia diferentes formas de comunicación.

 

De hecho, si le preguntas a cualquier gerente o administrador cuál consideraría como uno de los principales problemas que se presenta en cualquier organización, es casi seguro que te responderá: la mala comunicación.

 

Los gerentes de alto nivel utilizan el 80% de su tiempo comunicándose en una forma u otra con sus empleados, compradores, proveedores y clientes. De modo que resulta obvia la importancia de cultivar las capacidades de comunicación interpersonal. Si tú no eres un buen comunicador, vas a enfrentar un gran reto como empresario puesto que las empresas no son más que personas. Cuando hablamos de los diferentes procesos de la empresa, en realidad nos estamos refiriendo a las personas. Tu empresa no tiene una división de ventas, ni un departamento de producción, ni una unidad de diseño, sino personas que venden, producen o diseñan.

 

Por lo tanto, el éxito de tu empresa u organización depende de que estas personas cuyas actividades son interdependientes logren trabajar de manera coordinada, lo cual requiere que tú, como líder del equipo, sepas comunicarte y escuchar de manera efectiva. Este útimo aspecto es tan importante que de acuerdo con algunos investigadores, la mitad del salario o de los ingresos devengados por un empresario están directamente ligados a su capacidad para escuchar.

 

Plan de acción:

 

Es importante entender que una comunicación deficiente dentro de la empresa suele tener consecuencias graves: pérdida de dinero y clientes, bajo rendimiento de los empleados, clima laboral indeseado, etc. He aquí tres ideas que te permitirán mejorar la comunicación en tu organización:

 

1. Asegúrate de que cada miembro de tu equipo tenga claro desde el principio cuál es la misión y visión de la empresa; que todos identifiquen cuáles son las metas a corto y largo plazo. En otras palabras, necesitas lograr que tus colaboradores entiendan el porqué de su trabajo y cómo ellos contribuyen al éxito de la empresa. Y la mejor manera de lograr todo esto es transmitiéndoles la pasión que tú, como líder, sientes por tu trabajo.

 

2. Determina si en realidad hay comunicación bidireccional en tu empresa, si la información fluye de arriba abajo y viceversa. Haz un estudio sobre el estado de comunicación existente para ver qué proceso o procedimiento debes mejorar.

 

3. Es recomendable realizar reuniones frecuentes con todo el equipo para asegurarte de que las cosas vayan bien. Una de las recetas para la comunicación efectiva es mantener a todos los miembros del equipo informados sobre las metas, los logros y nuevos proyectos, y escuchar sus quejas y sugerencias.