Stefan Frädrich · Tanja Kampe
Ein tierisches Office-Handbuch
Illustriert von Timo Wuerz
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.
Lektorat: Christiane Martin, Köln
Umschlaggestaltung: Martin Zech Design, Bremen,
www.martinzech.de
Illustrationen: Timo Wuerz, Hamburg
© 2013 GABAL Verlag GmbH, Offenbach
Das E-Book basiert auf dem 2008 erschienenen Buchtitel "Günter, der innere Schweinehund, geht ins Büro" von Stefan Frädrich und Tanja Kampe, © 2008 GABAL Verlag GmbH, Offenbach
Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlages.
ISBN Buchausgabe: 978-3-89749-803-7
ISBN epub: 978-3-86200-891-9
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Es kommt nicht darauf an,
mit dem Kopf durch die Wand zu gehen,
sondern mit den Augen
die Tür zu finden.
Unbekannt
Der schlaue Spruch, bevor es losgeht
1. Günter, der innere Schweinehund
2. Eine Frage der Perspektive
3. Alltagstrott – oder auf zu neuen Ufern?
4. Schöne heile Welt!
5. Arbeiten im Chaos
6. Ein Job für Profis
7. Anspruchsvoll – aber machbar
8. Home-Office: gleiche Aufgaben – gleiche Tipps
9. Warum der Kaffee so wichtig ist
10. Wissensspeicher
11. Themen von A bis Z
12. Geniales Chaos oder kluge Ordnung?
13. Tipps für leere Schreibtische
14. Noch mehr Tipps für leere Schreibtische
15. Prima Klima
16. Laut oder leise?
17. Morgenstund’ hat Gold im Mund?
18. Der persönliche Takt
19. Wenn der Postmann klingelt
20. Aufbewahren oder wegwerfen?
21. Postmappe – kompakt und komplett
22. Ab die Post
23. »Sie haben Post!«
24. E-Mail-Knigge
25. Infos weitergeben – kurz und knapp
26. Ordnung – das halbe Büroleben
27. Klug verteilt immer alles im Griff
28. Checkliste für die Ablage
29. Papier, Papier, Papier
30. Die eigene Bibliothek
31. Gute Vorsätze und der Alltagsstress
32. Zeit – das wichtigste Gut
33. Was steht heute an?
34. Gut geplant ist halb gewonnen
35. Ein amerikanischer Präsident und dein Büro
36. Wichtig oder dringend?
37. Planen, nicht verplanen – Teil 1
38. Planen, nicht verplanen – Teil 2
39. Jeder Tag ist gleich?
40. Kleine Ursache – große Wirkung
41. Eisenhower, Pareto und dein Kalender
42. Nur wer sich gut fühlt, kann gut arbeiten
43. Von Knoten, Kuchen und Kollegen
44. Delegieren heißt das Zauberwort
45. Es gibt für alles Spezialisten
46. Arbeit verteilen – aber richtig!
47. Gleiche Zeit, gleicher Tag
48. Verantwortung teilen – Kompetenz steigern
49. Delegieren – immer und überall
50. Wer nicht plant, der wird verplant!
51. Meine Termine mach ich selbst!
52. Nur nichts vergessen!
53. Monat für Monat, Jahr für Jahr
54. Immer wieder vorlegen
55. Noch mehr Wiedervorlage
56. Kleine Helfer für große Pläne
57. Nur 24 Stunden
58. Bloß kein Stress – und keine Panik
59. Mit Salami zu mehr Gelassenheit
60. Zeit für dich
61. Neue Zeiten, neue Aufgaben
62. Eine Landkarte für deine Gedanken
63. Aus einzelnen Aufgaben wird eine Checkliste
64. Fein säuberlich geordnet
65. Ein feines Netz
66. Das Feld wird abgesteckt
67. Von VIPs und anderen Gästen
68. Waldhotel oder Tagungscenter?
69. Genuss für Gaumen und Kehle
70. Kein Programm ohne Pausen
71. Gelassen in den Tag X
72. Die Chefetage packt die Koffer
73. Bevor es losgeht
74. Wenn die Reise länger dauert
75. Über alle Grenzen
76. Die andere Visitenkarte
77. Herzlich willkommen!
78. Der kleine Gäste-Knigge
79. Von alten und neuen Höflichkeitsregeln
80. Alles für die Atmosphäre
81. Gehen wir essen?
82. Beim Essen kommen die besten Ideen
83. Kleine Extras bleiben in Erinnerung
84. Spickzettel fürs Gästemanagement
85. Platz nehmen? Nein, danke!
86. Von Drachen und Feen
87. Mit kleinen Gesten gewinnen
88. Höflich und sicher durch den Besucherdschungel
89. Aus Herausforderungen werden Gewohnheiten
90. Warum nicht auch zu Hause?
91. Wie Zwillinge: Job und Alltag
92. Wochenende
93. Die Geduldsfäden der anderen
94. Klare Worte
95. Geheime Codes?
96. A sagen und B verstehen
97. Sachverstand und Bauchgefühl
98. Von Eisbergen und Entscheidungen
99. So wie ich bin
100. Günter, dein Freund und Helfer
Buchtipps
Die Autoren
Der Illustrator
Günter will dein Freund und Helfer sein – und gibt dir leider oft falsche Tipps.
Das ist Günter. Günter ist dein innerer Schweinehund. Er lebt in deinem Kopf und bewahrt dich vor allem Übel dieser Welt. Immer, wenn du mal etwas lernen, dich anstrengen oder verändern sollst, ist Günter zur Stelle: »Lass das sein!«, sagt er dann. »Viel zu schwierig!« oder »Das ist doch gefährlich!«, warnt er dich. Warum? Nun, früher, als du noch ein wenig jünger und Günter noch ein kleiner Ferkelwelpe war, hat er immer gut aufgepasst, wenn dir ältere Schweinehunde die Welt erklärt haben: »Lernen ist anstrengend!«, »Arbeit ist doof!« oder »Wer tut, was er immer schon tut, erlebt keine bösen Überraschungen!«, haben sie gesagt. Und weil Günter ein schlauer Schweinehund ist, hat er sich alles gut gemerkt. Bis heute! Wie schade.
»Wieso schade?«, wundert sich Günter zwar. Aber mal ehrlich: Ist es nicht so, dass dich dein Schweinehund mit seinen Tipps oft ausbremst? Oder dass du Wichtiges einfach aufschiebst? Zum Beispiel beim Sport? »Ist Mord!«, sagt Günter. Wäsche bügeln? »Reicht auch morgen noch!« Den dringenden Anruf beim Kunden? »Den erwischst du kurz vor Feierabend sowieso nicht mehr!« Kommen dir solche Bremsen im Kopf bekannt vor? Günters Ratschläge scheinen manchmal in die falsche Richtung zu laufen. Obwohl er dir eigentlich nur helfen will – schließlich sollst du es schön bequem haben! Tja, eigentlich …
Je länger du das Gleiche tust, desto schwerer fällt es dir, Neues auszuprobieren.
Mal andersherum betrachtet: Ist es nicht angenehmer, eine lästige Pflicht hinter sich zu haben als vor sich? Sind die meisten Aufgaben nicht viel einfacher als gedacht? Ist es nicht herrlich, am Ziel zu sein? »Du hast ja recht«, gesteht Günter kleinlaut.
Weil Günter aber am liebsten immer das Gleiche tut, lebt er in seiner eigenen kleinen Welt – und oft tut er dann nicht, was eigentlich getan werden müsste. Zum Beispiel manchmal etwas Neues ausprobieren. »Auf keinen Fall, das könnte schiefgehen!«, warnt Günter. Vor deinem geistigen Auge passieren dann lauter Katastrophen, und du bleibst bei dem, was du kennst. Schade! Denn: Was, wenn vieles anders besser ginge? Was, wenn Neues Spaß machen würde? Und was, wenn du dann gar nicht mehr so leben oder arbeiten wollen würdest wie vorher?
»Trotzdem zu riskant!« Oh, Günter! Du sollst ja nicht ständig dein ganzes Leben auf den Kopf stellen, sondern nur einen Teil mancher Gewohnheiten ablegen.
Schon kleine Dinge können deinen Alltag bereichern – du musst sie nur suchen!
»Wie merke ich denn, ob etwas Neues besser ist als das Alte?«, will Günter jetzt wissen. Ganz einfach: am Ergebnis deiner bisherigen Handlungen! Denn es könnte ja sein, dass sich in deinem Leben einiges verbessern ließe. Ein Beispiel: Nimm morgen doch mal eine andere Strecke für den Weg ins Büro. Vielleicht brauchst du so ja weniger Zeit? »Und wenn nicht, dann komme ich zu spät!« Aber Günter! Natürlich solltest du für diesen Test mal fünf Minuten früher losfahren. Vielleicht sparst du aber bald auf längere Sicht viele Stunden ein? »Und wenn es trotzdem länger dauert?« Dann probierst du übermorgen eben eine dritte Strecke aus, bevor du wie üblich im Stau stehst!
»Ich finde aber alles ganz bequem, so wie es ist. Ich weiß genau, wie lange mein Weg ins Büro dauert, wie ich fahren muss und wo ich mein Auto abstelle.« Vorsicht, lauter typische Günter-Fallen: »Es ist, wie es ist!«, »Da kann man nichts machen!« und »Das ist schon immer so gewesen!« Klar, Günter! Bloß nichts ändern – und der Alltagstrott hat dich fest im Griff.
Aber mal ehrlich: Wird es nicht längst Zeit, deinen Büroalltag etwas genauer unter die Lupe zu nehmen?
Alte Vorstellungen passen oft nicht mehr zu den heutigen Aufgaben im Büro.
»Da brauche ich gar nichts unter die Lupe zu nehmen!«, wehrt sich Günter. »Büroschweinehunde schreiben E-Mails, telefonieren, kochen Kaffee und sortieren ihre Unterlagen und vor allem die Weibchen sollten dabei noch ein bisschen aufgehübscht sein, damit sich Kunden und Besucher wohlfühlen!«
Aber Günter, das klingt ja nach »Schweinehundefräulein zum Diktat«! Wie ein alter Film aus den Wirtschaftswunderjahren. Völlig absurd! Glaubst du wirklich, Büroschweinehunde sind heute noch brave Mäuslein, die an Stenoblock und Schreibmaschine gekettet sind? Die außer Post öffnen und Protokolle tippen nichts weiter zu tun haben? Der unscheinbare Schatten ihres dominanten Chefs?
Die Zeiten haben sich gründlich geändert! Und damit auch die Aufgaben: Wer heute im Büro arbeitet, hat ganz andere Tätigkeitsbereiche, muss selbst Verantwortung übernehmen und im Team arbeiten können.
Sekretariat als Chaoszentrale? Vorsicht, Missverständnis: Es geht um klare Aufgaben!
»Egal, früher war jedenfalls alles viel besser!«, motzt Günter. »Man hatte pünktlich um 16.00 Uhr Feierabend. Und heute? Ein einziger Bürostress – bis spät in den Abend!« Aha, Günter verklärt die alten Zeiten. »Überhaupt nicht! Aber: Der Chef hat immer Vorrang, das Telefon darf maximal dreimal klingeln und E-Mails müssen sofort beantwortet werden. Zwischendrin muss man auch noch am Kopierer einen Großauftrag starten und ständig darauf achten, dass einem andere nicht den Job streitig machen!«
Hoppla, Günter, immer langsam! Das klingt ja nach Horror ohne Ende. Hat da der Schweinehund vielleicht ein paar Denkfehler zwischen den Hängeohren?
Nun mal der Reihe nach: Welche Aufgaben gibt es überhaupt im Büro? Nehmen wir das klassische Sekretariat: Das muss die Post bearbeiten, Termine klären, Diktate abschreiben und Ablagen erledigen, Protokolle schreiben und das Büromaterial verwalten. Dazu kommen dann noch ein paar Extraaufgaben wie Konferenzen und Veranstaltungen organisieren, Reisen planen und Besucher betreuen, den Chef beraten und manchmal auch vertreten und schließlich noch die Datenbank pflegen. Das müsste doch auch ohne Chaos zu schaffen sein …
Das Anforderungsprofil ist meist so vielfältig wie die Aufgaben im Büro.