30 Minuten
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Umschlag: die imprimatur, Hainburg; Martin Zech Design, Bremen
Lektorat: Dr. Sandra Krebs, GABAL Verlag GmbH
© 2011 GABAL Verlag GmbH, Offenbach
Das E-Book basiert auf dem 2011 erschienenen Buchtitel „30 Minuten Besprechungen“ von Hartmut Laufer, © 2011 by GABAL Verlag GmbH, Offenbach
ISBN Buchausgabe: 978-3-86936-265-6
ISBN epub: 978-3-86200-664-9
Dieses Buch ist so konzipiert, dass Sie in kurzer Zeit prägnante und fundierte Informationen aufnehmen können. Mithilfe eines Leitsystems werden Sie durch das Buch geführt. Es erlaubt Ihnen, innerhalb Ihres persönlichen Zeitkontingents (von 10 bis 30 Minuten) das Wesentliche zu erfassen.
In 30 Minuten können Sie das ganze Buch lesen. Wenn Sie weniger Zeit haben, lesen Sie gezielt nur die Stellen, die für Sie wichtige Informationen beinhalten.
Alle wichtigen Informationen sind blau gedruckt.
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Ein Fast Reader am Ende des Buches fasst alle wichtigen Aspekte zusammen.
Vorwort
1. Die Effizienz von Besprechungen
Kosten und Nutzen von Besprechungen
Die unterschiedlichen Besprechungsarten
Konfliktpotenzial in Besprechungen
Kriterien des Besprechungserfolgs
2. Entwickeln von Problemlösungsideen
Kreativitätstechniken zur Ideenfindung
Überwinden typischer Denkblockaden
Techniken gegen Konfusion
Aktivierung der Teilnehmer
3. Wege zu optimalen Entscheidungen
Entscheidungsfindung in Gruppen
Systematische Entscheidungsvorbereitung
Techniken zur Nutzwertermittlung
4. Zielbewusste Organisation und Leitung
Die Besprechungsvorbereitung
Effiziente Gesprächssteuerung
Protokollierung und Maßnahmenkatalog
Die Sieben Erfolgsregeln der Gesprächsleitung
Fast Reader
Weiterführende Literatur
Der Autor
Besprechungen sind unverzichtbare Instrumente für den Informations- und Meinungsaustausch in Organisationen und gehören daher zum Arbeitsalltag. Sie kosten jedoch oft viel Zeit und damit auch Geld. Manche Führungskräfte verbringen bis zu 60 Prozent ihrer Arbeitszeit in derartigen Zusammenkünften.
Während in allen Unternehmensbereichen die Arbeitsprozesse immer rationeller gestaltet werden, hat sich an den Abläufen von Besprechungen seit Jahrzehnten nichts Nennenswertes geändert. Immer noch wird einhellig beklagt, dass Besprechungen zu lange dauern, unstrukturiert und unergiebig verlaufen und, statt zur Verständigung beizutragen, oft nichts als Enttäuschung oder gar Verärgerung hinterlassen.
Dabei reichen meist schon eine professionelle Vorbereitung und einige handwerkliche Techniken der Gesprächsleitung, um die Qualität einer Besprechung maßgeblich zu steigern.
Werden Besprechungen zielbewusst und teilnehmerorientiert geführt, müssen sie nicht als lästige Arbeitsunterbrechungen oder gar ärgerliche Erlebnisse empfunden werden, sondern sie können als willkommener Anlass erlebt werden, den Kontakt mit anderen zu pflegen und seine Meinungen, Wünsche oder Sorgen zu äußern.
Im vorliegenden Buch stelle ich Ihnen hierzu eine Reihe bewährter Methoden und Instrumente des Besprechungsmanagements vor und biete Ihnen nützliche Tipps sowie Arbeitshilfen.
Viele erfolgreiche Besprechungen wünscht Ihnen
Hartmut Laufer
Besprechungen tragen maßgeblich zum Zeitmangel von Führungskräften bei. Beobachtungen haben ergeben, dass manche Führungskräfte mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit in Besprechungen zubringen und somit oft zu wenig Zeit für ihre eigentlichen Führungsaufgaben haben.
Verschärfend kommt hinzu, dass die Besprechungszeit oft nicht hinreichend effizient genutzt wird. Bei einer Befragung von Managern erklärte die Hälfte von ihnen, dass sie oft konkrete Zielsetzungen und Ergebnisse vermissen. Und drei Viertel bemängelten das schlechte Verhältnis von Zeitaufwand und Nutzen sowie die unprofessionelle Organisation und Gesprächsleitung.
Betriebswirtschaftlich betrachtet, stellen Besprechungen für die Unternehmen einen nicht unerheblichen Kostenfaktor dar. Um ein Beispiel zu geben: Eine dreistündige Besprechung mit zehn Teilnehmern der gehobenen Führungsebene kostet ein Unternehmen etwa 3.600 Euro. Darin enthalten sind die Gehaltskosten und die Kosten für den Ausfall von Regelleistungen der Teilnehmer sowie die Aufwendungen für die Besprechungsorganisation. Ließe sich die Dauer dieser Besprechung auch nur um eine halbe Stunde verkürzen, brächte das dem Unternehmen eine Kostenersparnis von 600 Euro.
Unverständlicherweise wird den Chancen der Kosteneinsparung beim Besprechungsmanagement vielerorts wenig Beachtung geschenkt. Bedenkt man, dass in einem größeren Unternehmen nahezu ständig Besprechungen stattfinden, kann man sich vorstellen, zu welchen jährlichen Summen sich die Besprechungskosten addieren können.
Bei näherer Betrachtung zeigt sich, dass im Zeitaufwand für Besprechungen häufig ein beachtliches Rationalisierungspotenzial verborgen ist. Die halbe Stunde aus unserem Beispiel ließe sich oft schon dadurch gewinnen, dass simple, aber zeitraubende organisatorische Mängel vermieden werden, es beispielsweise nicht dazu kommt, dass …
fehlende Stühle herbeigeschafft werden müssen,
der Beamer nicht richtig angeschlossen wurde,
das Flipchart-Papier nicht ausreicht,
Verspätungen den Beginn verzögern,
Besprechungspausen überzogen werden etc.
Es ist relativ einfach, die Kosten einer Besprechung zu berechnen. Ungleich schwerer fällt es, ihren Nutzen zu bewerten, geschweige ihn in Geld auszudrücken. Dennoch wird niemand ernsthaft bezweifeln, dass es für das Funktionieren von Gruppen unverzichtbar ist, sich untereinander auszutauschen. Damit das Zusammenleben und -arbeiten reibungslos und zielgerichtet ablaufen kann, müssen die Gruppenmitglieder miteinander reden, um …
ihre Ansichten und Gedanken auszutauschen,
ihre Gefühle und Wünsche zu äußern,
Fragen oder Missverständnisse zu klären,
Konflikte zu lösen,
zu einem beschlussfähigen Konsens zu finden,
ihre Einzelaktivitäten zu koordinieren.
Im Privatleben erfolgt der Meinungs- und Informationsaustausch in der Regel im Rahmen spontaner, informeller Gespräche, und unsere auf natürliche Weise erworbenen Kommunikationsfähigkeiten reichen dafür aus. Anders in der Öffentlichkeit und im Berufsleben: Hier sind die Bedingungen des menschlichen Miteinanders vielgestaltiger und komplizierter, und es bedarf daher besonders zielorientierter, formeller Abstimmungsprozesse. Beispielsweise erfordern die heute sehr komplexen industriellen Produktionsprozesse umfangreiche Material- und Verfahrenskenntnisse. Gefragt ist ein Wissensumfang, den niemand mehr allein beherrscht, sodass jeder am Arbeitsprozess Beteiligte auf einen ständigen Informationsaustausch mit anderen angewiesen ist. Das gilt für die Führenden und Ausführenden gleichermaßen. Hinzu kommen die heutigen Unternehmensgrößen sowie die arbeitsteiligen Ablauforganisationen, die eine ständige Koordination und Kommunikation der verschiedenen Arbeitsbereiche unverzichtbar machen.
Auch das geänderte Selbstverständnis der Beschäftigten erfordert mehr Gespräche als in früheren Zeiten. Mitarbeiter wollen heutzutage in einem höheren Maß mitgestalten und mitentscheiden, wollen als mündige Partner behandelt werden. Damit sie sich mit ihrer Arbeit identifizieren können, müssen ihre Bedürfnisse nach Wertschätzung und Sicherheit berücksichtigt werden. Wertschätzung drückt sich unter anderem dadurch aus, dass man sie nach ihrer Meinung fragt und sie umfassend informiert. Ständiges Zurückhalten von Informationen hingegen frustriert die Mitarbeiter und lässt sie unselbstständig bleiben (oder werden). Es schafft Verunsicherungen, aus denen sich Abwehrhaltungen entwickeln.
Dabei geht es durchaus nicht einseitig um die Mitarbeiterinteressen. Aufgrund der zuvor geschilderten komplexeren Arbeitsprozesse kommen Führungskräfte heute nicht mehr ohne die Erfahrungen ihrer Spezialisten sowie das aktuellere Fachwissen ihrer Nachwuchskräfte aus. Sie brauchen das Engagement und die Ideen ihrer Mitarbeiter. Die Konsequenz: Man muss häufiger miteinander reden.
