Visión de conjunto

Capítulo 1

Las cuatro fases de la gestión de proyectos

Si estás coordinando el desarrollo de una web, el diseño de un coche, el traslado de tu departamento a unas nuevas instalaciones, la actualización del sistema informático o cualquier otro proyecto —grande o pequeño—, siempre pasarás por estas cuatro etapas: planificación, desarrollo, ejecución y finalización. Aunque cada una de estas fases tenga características singulares, se superponen. Por ejemplo, normalmente empezarás a planificar con un presupuesto y una fecha de finalización aproximados. Una vez estés en las fases de desarrollo y ejecución, definirás e implementarás los detalles del plan del proyecto. Eso te aportará nueva información, por lo que revisarás el presupuesto y la fecha de finalización. Dicho de otro modo, planificarás mejor a partir de tu mejor conocimiento de la situación general.

La siguiente tabla describe las actividades de cada fase, así como las habilidades y herramientas necesarias para realizar el trabajo:

Planificación: cómo diseñar un proyecto

Cuando pensamos en la planificación de un proyecto, casi de inmediato nos viene a la mente su programación temporal, aunque en realidad no llegaremos a ese punto hasta la fase de desarrollo. El auténtico objetivo de la planificación es definir los fundamentos: qué problema queremos resolver, quién participará en el proyecto y qué se hará.

Determinar cuál es exactamente el problema que se ha de resolver

Antes de empezar, es importante invertir un tiempo en detallar qué asunto en concreto se abordará en el proyecto. No siempre es obvio.

Pongamos por caso que el director de sistemas informáticos te ha pedido a ti, que eres el gerente de tecnologías informáticas, que crees una nueva base de datos y un nuevo sistema para introducir la información. Seguramente, tendrás muchas ganas de iniciar el proyecto lo antes posible para, así, resolver esos problemas con los que estás lidiando desde hace algún tiempo. Pero ¿conseguirás de este modo resolver el problema de la empresa? Si quieres que el proyecto tenga más probabilidad de éxito, primero debes ir más allá de los síntomas ya observados: «No podemos sacar los datos con la suficiente rapidez», y «Tengo que filtrar cuatro informes diferentes para compilar una simple actualización de la actividad reciente de mis clientes». Tienes que localizar aquellos problemas subyacentes que la organización está intentando resolver. Antes de diseñar la base de datos, plantéate unas cuantas cuestiones: qué tipo de datos son necesarios, qué se hará con ellos, para cuándo es necesaria una solución, etcétera. Si no lo haces, correrás el riesgo de malgastar tiempo y dinero creando una solución demasiado simple, o demasiado compleja, tardía o sencillamente inútil para los usuarios.

Identificar a las partes interesadas

Verás más claramente el auténtico problema cuando determines quiénes son las partes interesadas. Es decir, cuando te plantees a qué cargos o personas afectarán las distintas actividades o los resultados del proyecto, quién aportará los recursos necesarios (personas, espacio, tiempo, herramientas y dinero) y quién utilizará el producto del proyecto o se beneficiará de él. Las partes interesadas trabajarán contigo para enunciar qué significa exactamente que el proyecto tenga éxito. Consigue que definan qué ­esperan del proyecto y qué están dispuestas a aportar para conseguirlo. Además, si alguna de las partes interesadas cambia de idea a mitad de camino, debes estar preparado no solo para dar una respuesta a los nuevos participantes, sino también para ­incluir a los otros en cualquier decisión que implique redirigir el proyecto.

Tanto si estás gestionando el proyecto en una empresa como si trabajas de asesor independiente, es fundamental que te respalden las personas para las que trabajas. En ­algunas ocasiones, puede que lo vean todo color de rosa y que te exijan una enorme cantidad de trabajo en un plazo imposible; en otras, quizá esperen que obres milagros con unos recursos de material o personal insuficientes. Como gestor del proyecto, deberás asegurarte de que los requisitos y los recursos se correspondan equitativamente... o te verás abocado al fracaso.

Definir los objetivos del proyecto

Una de las tareas de planificación más difíciles es la de combinar las expectativas de las distintas partes interesadas en un conjunto coherente y manejable de objetivos. El éxito del proyecto se medirá en función de hasta qué punto se satisfagan dichos objetivos. Cuanto más explícitos sean desde un principio, menor desacuerdo encontrarás después respecto a si has cumplido o no las expectativas. De todos modos, en la fase de planificación aún quedan muchas cosas en el aire, por lo que cada cierto tiempo tendrás que revisar esos objetivos marcados, a medida que vayas recabando información sobre lo que debes lograr.

Cuando definas los objetivos, piensa en la palabra ­METAS. Un objetivo debe ser:

• Medible
• Específico
• Temporalmente limitado
• Alcanzable
• Sensato

Supongamos que el actual seguro médico de una empresa no está ofreciendo un nivel de servicio acorde con las cuotas que pagan los empleados; por ello, el departamento de recursos humanos ha recibido el encargo de buscar un nuevo proveedor. Los objetivos METAS del proyecto podrían ser los siguientes:

1. Evaluar ‹alcanzable› al menos a seis ‹medible› proveedores que cumplan los criterios mínimos del departamento en cuanto a calidad del servicio.
2. Recomendar ‹alcanzable›, en el Consejo de ­Administración de junio ‹temporalmente limitado›, los tres ‹específico› que ofrezcan la mejor y mayor cobertura a un coste que sea al menos un 10% ‹sensato› más bajo que la actual contribución de la compañía por empleado.

Cuando definas los objetivos de tu proyecto ten en cuenta los siguientes factores:

• Calidad. Identifica los criterios de calidad, y determina cómo cumplirlos y evaluarlos.
• Organización. Calibra los objetivos en función de las personas y los recursos que tienes a tu disposición.
• Comunicación. Determina qué información necesita cada una de las partes interesadas y cómo facilitársela.

Determinar el alcance, los recursos y las principales tareas

Muchos proyectos fracasan porque o bien se abarca más de lo debido y, por lo tanto, se subestima enormemente el tiempo y el dinero necesarios, o bien porque no se ha tenido en cuenta una importante parte del trabajo. Una herramienta bastante útil para evitar estos problemas es la estructura de desglose de trabajo (EDT), que ayuda a determinar el alcance y las tareas del proyecto, así como a establecer estimaciones (encontrarás un ejemplo más adelante en este capítulo). El concepto subyacente consiste en subdividir actividades complejas en sus unidades más manejables.

Para crear una EDT:

• Pregúntate: «¿Qué se tiene que hacer para conseguir X?».
• Sigue haciéndote la misma pregunta hasta que la respuesta esté desglosada en tareas que ya no se puedan subdividir más.
• Calcula cuánto tiempo será necesario para realizar las tareas y cuánto costarán en términos de dinero y de horas por persona.

Normalmente, una EDT consta de tres a seis niveles de actividades subdivididas. Cuanto más complejo sea el proyecto, más niveles contendrá. Como norma general, no deberías llegar a tener más de veinte: solo un proyecto ­inmenso podría abordar tantos.

Ahora, durante la fase de planificación, no te preocupes por la secuencia de actividades. Ya te encargarás de la programación en la fase de desarrollo. Utiliza la EDT para crear un marco que irás rellenando a medida que tengas las ideas más claras sobre las limitaciones de personal, presupuesto y tiempo de ejecución del proyecto. Abultar las estimaciones es una manera aceptable de reducir riesgos, pero hazlo abiertamente y explica a las partes interesadas por qué lo haces.

Una cuidadosa planificación te permitirá hacer una ­estimación bastante ajustada de cuántas personas —con qué habilidades— serán necesarias para desarrollar un proyecto. También podrás hacerte una buena idea de cuánto tiempo llevará su ejecución.

Prepararse para soluciones intermedias

El tiempo, el coste y la calidad son las tres variables relacionadas que suelen determinar lo que puedes lograr.

Calidad = tiempo + coste

Modifica cualquiera de estas variables y cambiará el resultado. Por supuesto, este tipo de modificaciones a menudo se producen en medio del proyecto. Por ejemplo, si el plazo para crear un nuevo sistema de gestión de la base de datos de repente se reduce a la mitad, o bien tendrás que contratar al doble de personal, o bien tendrás que conformarte con un sistema más sencillo que el planeado originalmente. No dejes que las trivialidades interfieran en las actividades esenciales del proyecto. La clave es establecer un nivel de calidad que satisfaga las necesidades de las partes interesadas.

Saber desde el principio cuál es la variable más importante para cada una de las partes interesadas te ayudará a hacer los cambios adecuados a lo largo del proyecto. Es tu responsabilidad mantener a todo el mundo informado de cualquier modificación y de las consecuencias que conlleva en términos de tiempo, coste y calidad.

Desarrollo: cómo poner en marcha el proyecto

En la fase de desarrollo reunirás a tu equipo. Las estimaciones de tiempo se convertirán en calendarios. Las esti­maciones de costes se convertirán en presupuestos. Juntarás todos tus recursos. Recibirás y adquirirás compromisos.

Formar un buen equipo

Tu primera tarea en esta fase es calcular qué habilidades son necesarias para desarrollar el proyecto; de este modo, podrás fichar a las personas adecuadas. Para ello deberás examinar directamente la estructura de desglose de trabajo que realizaste durante la fase de planificación, cuando elaboraste tu mejor estimación de las tareas y actividades necesarias. Es posible que debas buscar a personas que tengan algunas habilidades específicas, ya sean trabajadores externos o ­empleados de otros departamentos de tu organización. No te olvides de presupuestar tiempo y dinero por si es necesario cubrir huecos con personas externas o que no estén al día en algunas tareas puntuales y necesiten formación.

Planificar la asignación de tareas

Si ya tienes formado tu propio equipo, seguramente ya habrás decidido de qué se encarga cada individuo. En el caso de que hayas heredado un equipo con el que ya has trabajado antes, probablemente tú mismo podrás asignar las tareas. En cambio, si te han asignado a un grupo nuevo al que no conoces, antes de asignar tareas, haz una lista de las habilidades necesarias y habla con cada miembro del equipo sobre sus capacidades personales. Proceder de este modo también te servirá para comenzar a establecer la comunicación y la cohesión del grupo. Por ejemplo, si el proyecto requiere una habilidad que ningún miembro del equipo posee, quizá alguno conozca a alguien que sí la tenga... o tal vez alguien esté interesado en formarse para adquirirla.

Está claro que, aunque quieras, tú solo no podrás hacerlo todo. Una vez asignadas las tareas a los miembros de tu equipo, facilítales la información y los recursos necesarios para que puedan realizarlas con éxito... luego distánciate y deja que hagan su trabajo. Es posible que, a medida que el proyecto avance, tengas que delegar más tareas de las que originalmente habías previsto. Sé lo suficientemente flexible para hacerlo. No te olvides de que tú, como gestor del proyecto, eres el responsable de los resultados (véase el recuadro «Consejos para delegar eficazmente»).

Crear el calendario